Projets des services
Dans la lignée du projet associatif (2019-2024), les objectifs d’évolution, de progression et de développement des 4 projets de service (2020-2025) Majeurs Protégés, Famille, Logement et Supports ont continué à être travaillés par nos professionnels autour de 8 axes principaux :
→ Poursuivre la formalisation des procédures internes
→ Les outils internes
→ Travail d’équipe (AT/MJPM/IS/DPF), accueil, comptabilité
→ Améliorer les réponses apportées aux personnes accompagnées et aux professionnels
→ Optimiser et enrichir la prise en charge des personnes accompagnées
→ Poursuivre la participation des personnes accompagnées à l’amélioration du service
→ Remettre à jour les outils de la loi 2002-2 et les autres supports
→ Autres axes de développement
Poursuivre la formalisation des procédures internes
• Pour le service MP, les pôles MJAGBF, MASP et le service Logement, ont été créées les procédures « contenu et accès au dossier par la personne accompagnée », « Habilitation du personnel », « Transmission des données personnelles », « Contrôle CNIL », « Guide de rédaction des ZLC » et réactualisées celles sur « Inventaire de patrimoine », « Lanceur d’alerte », « Passation des dossiers inter et intra pôle ».
Le service MP a également retravaillé celle concernant l’inventaire de patrimoine.
Concernant les formulaires pour ces services, création d’une « fiche de consultation du dossier par la personnes accompagnée » puis un « Formulaire d’habilitation du personnel » ainsi que mise à jour des documents sur les « Voies de recours », « Autorisation de partager des informations à caractère personnel » et « Autorisation ponctuelle de prise de vue, de publication et diffusion ».
• Pour le pôle accueil, les procédures concernant le tri du courrier et les courriers émanant des tribunaux judiciaires, sont en cours d’étude et devraient être finalisées au cours du dernier trimestre 2023.
Outils internes
Pour les services MP, Famille et Logement, la création d’un annuaire des professionnels devrait être finalisée fin avril 2023 et celle d’un répertoire des aides financières/organismes fin d’année 2023.
Améliorer les réponses apportées aux personnes accompagnées et aux professionnels
Pour les services MP, Famille et Logement, les points ci-dessous ont été mis en œuvre :
• Il a été impossible d’un point de vue organisationnel de mettre un AR automatique aux mails entrants.
• Un nouveau système de téléphonie est en cours de recherche et doit être effectif au cours du dernier trimestre 2023.
• Les coordonnées des assistantes ont été ajoutées dans le bloc signature des mails des intervenants sociaux.
• Le gestionnaire d’absence est mis en place systématiquement, il reste encore à actualiser la messagerie vocale
• Concernant le pôle accueil, réflexion en cours sur la possibilité d’indexer des documents dans le logiciel métier. Cela pourrait être effectif courant du 3ème trimestre 2023
Optimiser et enrichir la prise en charge des personnes
• Pour le service MP et le pôle MJAGBF, l’ancien outil informatique concernant l’évaluation de la charge de travail et sa répartition par pôle a été actualisé par l’encadrement et doit être finalisé avec les professionnels. Il devrait être effectif fin d’année 2023 ou début 2024.
• La création d’une plaquette spécifique sur les missions et les limites d’intervention des MJPM, doit être finalisée fin juin 2023, ainsi que celle concernant les MJAGBF.
• Poursuite des projets innovants : le pôle de Dieppe a organisé avec un salon de coiffure des après-midis « bien-être » suivi d’un moment de convivialité autour d’une gourmandise
• Pôle MASP et ASLL :
– Mise à jour du flyer expliquant le principe et les objectifs de la mesure
– Utilisation des enveloppes T pour faciliter le retour des documents des personnes accompagnées
Poursuivre la participation des personnes accompagnées à l'amélioration du service
Pour les services MP, Famille, Logement et Supports :
• Travail du pôle accueil sur l’installation d’une boîte à idée, qui doit être effective en juin 2023
• L’enquête de satisfaction 2021, a été analysée en 2022 et ses résultats diffusés auprès des personnes accompagnées et leur famille
• Réflexion sur des ateliers partage (CVS mobiles), qui seront mis en œuvre courant 2023
• Pôle MASP et ASLL : développement des interventions collectives en lien avec le budget
Travail d'équipe (AT/MJPM/IS/DPF), accueil, comptabilité
Pour les services MP, Famille, Logement et Supports, il a été retravaillé le lien entre tous les professionnels des différents services, mieux connaitre les missions de chacun → Les assistantes, comptables et agents d’accueil ont réalisé des visites à domicile/ouvertures de dossier avec les intervenant sociaux. De même, les nouveaux collaborateurs font une immersion dans les services administratifs au cours de leur parcours d’intégration.
Remettre à jour les outils de la loi 2002-2 et les autres supports
• Le DIPM et son avenant sont désormais en version FALC. Nous attendons les retours des personnes accompagnées pour les modifier en conséquence. Ces documents seront finalisés fin juin 2023
• Pour les pôles MJAGBF, MASP et ASLL, le DIPC et son avenant sont en cours d’élaboration version FALC. Les retours des personnes accompagnées sont attendus entre mai et novembre concernant les MJAGBF et entre mai et septembre pour les MASP et ASLL. Ces documents seront modifiés en conséquence et finalisés fin octobre 2023 pour les MASP et ASLL puis fin d’année 2023 pour les MJAGBF.
Autres axes de développement
• Information et soutien aux tuteurs familiaux (ISTF) :
– Réactualisation du guide à destination des tuteurs familiaux.
– Développement des interventions collectives
– Organisation d’une demi-journée sur la thématique : Droits et Libertés de la personne accompagnée et présentation du tuto à l’attention des futures personnes protégées pour les services instructeurs (explication des conséquences sur la vie quotidienne sous forme de dessin animé de 2/3 minutes),
• Enquêtes sociales :
Maintien de la qualité de gestion des mandats, pour autant la pérennité de l’activité au regard de son financement reste fragile et dépend des prescripteurs (JT/JAF).
• Médiation familiale :
Maintien de la qualité de notre intervention, son développement ne sera possible dès lors que nous aurons recruté une autre médiatrice, ce qui devrait se finaliser courant 2023.
• Administrateur ad hoc mineurs :
Maintien de la qualité de notre intervention mais le développement de l’activité se fera en fonction de son financement.
• Pôle habitat partagé et inclusif :
– Tous les dispositifs sont complets ce qui participe à pérenniser l’activité.
– Convention en cours de finalisation avec l’hôpital de DIEPPE pour la création d’un nouveau dispositif.
Administrateur réseau :
– Accompagnement des utilisateurs concernant le déploiement de la partie financière du logiciel métier.
– Maintenance et développement du parc informatique.
– Changement de la flotte des terminaux téléphoniques.
Comptabilité :
– Appropriation du fonctionnement de base de la partie administrative du logiciel métier.
– Intégration du module financier du logiciel métier.
Gestion des biens immobiliers des personnes accompagnées sous mesure de protection :
Dans le cadre de notre politique de gestion des risques, nous avons lancé depuis 2021 un audit réalisé par notre conseiller juridique concernant les biens immobiliers des personnes protégées, afin notamment de savoir s’il faut conserver ou pas ces biens et comment les entretenir. Celui-ci va se terminer courant 2023.