Projets des services
Dans la lignée du projet associatif (2019-2024), les objectifs d’évolution, de progression et de développement des 4 projets de service (2020-2025) Majeurs Protégés, Famille, Logement et Supports ont continué à être travaillés par nos professionnels autour de 8 axes principaux :
→ Poursuivre la formalisation des procédures internes
→ Les outils internes
→ Travail d’équipe (AT/MJPM/IS/DPF), accueil, comptabilité
→ Améliorer les réponses apportées aux personnes accompagnées et aux professionnels
→ Optimiser et enrichir la prise en charge des personnes accompagnées
→ Poursuivre la participation des personnes accompagnées à l’amélioration du service
→ Remettre à jour les outils de la loi 2002-2 et les autres supports
→ Autres axes de développement
Poursuivre la formalisation des procédures internes
• Pour le service MP, les pôles MJAGBF, MASP et ASLL, ont été actualisées les procédures « contenu et accès au dossier par la personne accompagnée » et « Passation des dossiers inter et intra pôle ».
Concernant les formulaires, ont été crées ceux pour la « souscription d’un contrat RC/MRH/SCOLAIRE/AUTO/MUTUELLE » pour AXA et MMA, celui concernant « l’accès et la consultation du dossier par la personne accompagnée « Accès et consultation de votre dossier », ainsi qu’une fiche FALC sur les données personnelles de la personne accompagnée.
• Pour le pôle accueil, le turn over de l’équipe n’a pas permis de finaliser les procédures concernant le tri du courrier et les courriers émanant des tribunaux judiciaires. Cela devrait être effectif courant 2024.
Il en est de même pour le pôle comptabilité des services qui doit formaliser ses procédures.
Outils internes
Pour les services MP, Famille et Logement, la création d’un annuaire des professionnels a été finalisée et est désormais consultable sur notre intranet.
le répertoire des aides financières/organismes est en cours d’étude et devrait être finalisé courant 2024.
Travail d'équipe (AT/MJPM/IS/DPF), accueil, comptabilité
Pour les services MP, Famille, Logement et Supports, il a été retravaillé le lien entre tous les professionnels des différents services afin de mieux connaitre les missions de chacun.
Les assistantes, comptables et agents d’accueil continuent de réaliser des visites à domicile/ouvertures de dossier avec les intervenants sociaux. De même, les nouveaux collaborateurs font une immersion dans les services administratifs et participent à des visites à domicile au cours de leur parcours d’intégration.
Améliorer les réponses apportées aux personnes accompagnées et aux professionnels
Pour les services MP, Famille et Logement, les points ci-dessous ont été mis en œuvre :
• Il a été impossible d’un point de vue organisationnel de mettre un AR automatique aux mails entrants.
• Un nouveau système de téléphonie est en cours de recherche et doit être effectif au cours du dernier trimestre 2023.
• Les coordonnées des assistantes ont été ajoutées dans le bloc signature des mails des intervenants sociaux.
• Le gestionnaire d’absence est mis en place systématiquement, il reste encore à actualiser la messagerie vocale
• Concernant le pôle accueil, réflexion en cours sur la possibilité d’indexer des documents dans le logiciel métier. Cela pourrait être effectif courant du 3ème trimestre 2024
Optimiser et enrichir la prise en charge des personnes
• Pour le service MP et le pôle MJAGBF, l’ancien outil informatique concernant l’évaluation de la charge de travail des MJPM et DPF a été retravaillé par des représentants de chaque pôle concerné suite à notre audit sur les risques psycho sociaux. Il devrait être opérationnel au cours du 2ème semestre 2024.
• La création d’une plaquette spécifique sur les missions et les limites d’intervention des MJPM, a été finalisée. Celle concernant les MJAGBF devrait être finalisée au cours du dernier trimestre 2024.
• Poursuite des projets innovants : le pôle de DIEPPE a organisé des après-midis «cinéma» avec la projection d’un film dans 3 cinémas du département, cela était suivi d’un moment de convivialité dans des salons de thé.
• Pôle MASP et ASLL :
– Mise à jour du flyer expliquant le principe et les objectifs de la mesure.
– Utilisation des enveloppes T pour faciliter le retour des documents des personnes accompagnées.
Poursuivre la participation des personnes accompagnées à l'amélioration du service
Pour les services MP, Famille, Logement et Supports :
• Le pôle accueil a continué sa réflexion sur l’installation d’une boîte à idée, qui doit être effective au cours du 1ersemestre 2024.
• 5 ateliers partage (CVS mobiles) ont été réalisés en 2023. Ils n’ont permis de réunir qu’une trentaine de personnes du fait des problèmes de mobilité des participants. La communication des résultats et des pistes d’amélioration auprès des PA et leur famille concernant leur participation au fonctionnement du service, mais également auprès des professionnels, et des partenaires doit être faite courant 2024.
• Réflexion sur un questionnaire à destination des personnes accompagnées pour 2024, qui serait mis en œuvre par tous les collaborateurs de l’Udaf afin de « toucher » un plus grand nombre de personnes accompagnées et éviter d’être confronté à leur problème de mobilité.
• Pôles MASP et ASLL : les interventions collectives en lien avec le budget ont été stoppées faute de participants. L’opportunité de les réactiver, sera à réétudier avec les partenaires locaux et s’assurer d’une participation plus importante des personnes accompagnées.
Remettre à jour les outils de la loi 2002-2 et les autres supports
• Pour le service MP, le DIPM et son avenant ont été retravaillés en tenant compte des retours des personnes accompagnées.
• Pour les pôles MASP et ASLL, le DIPC et son avenant ont été retravaillés en tenant compte également des retours des personnes accompagnées.
• Pour le pôle MJAGBF, le DIPC est actuellement testé auprès des personnes accompagnées et son avenant est en cours d’élaboration. Ils seront finalisés fin 2024.
Autres axes de développement
• Information et soutien aux tuteurs familiaux (ISTF) :
* Poursuite des permanences dans les tribunaux judiciaires de DIEPPE et ROUEN ainsi que dans les MJD de CANTELEU, ELBEUF, ROUEN, ST ETIENNE DU ROUVRAY.
* Organisation de 26 réunions d’information collectives.
* Augmentation du nombre de vues sur nos tutos (20 300)
• Enquêtes sociales: maintien de la qualité de gestion des mandats en cours. Cependant, au regard des modalités de financement de ce dispositif, Il a été décidé de stopper pour le moment les ES JAF et de se concentrer uniquement sur les ES TUT.
• Médiation familiale :
Maintien de la qualité de notre intervention, grâce notamment au recrutement d’une seconde médiatrice. Cela nous permet également de répondre aux objectifs fixés par les financeurs.
• Administrateur ad hoc mineurs : Maintien de la qualité de notre intervention. Cependant, au regard des modalités de financement de ce dispositif, il a été décidé de ne plus prendre de dossier supplémentaire, tant que les financements ne seront pas revus à la hausse.
• Pôle habitat partagé et inclusif :
* Les dispositifs sont complets à 85% ce qui participe à pérenniser l’activité
* Convention signée avec l’hôpital de DIEPPE pour la création d’un nouveau dispositif.
* Dépôt d’une demande d’aide à la vie partagée pour de nouveaux dispositifs sur DIEPPE et BARENTIN.
* 122 animations réalisées sur nos 3 dispositifs existants.
• Administrateur réseau :
* Maintenance et développement du parc informatique
* Formation des nouveaux collaborateurs sur le logiciel métier
* Supervision de l’installation du logiciel métier sur les téléphones mobiles
* Antenne de Dieppe :
– Réinstallation des postes de travail suite aux travaux
– Remplacement SDSL par la fibre
Comptabilité :
* Formation des nouveaux comptables (renouvellement de plus de 50% de l’effectif)
* Création d’un poste de responsable de pôle comptabilité des services.
* Intégration des comptables référents dans les pôles :
– présence dans les pôles tous les 15 jours,
– participation aux réunions de pôle.
• Gestion des biens immobiliers des personnes accompagnées sous mesure de protection :
Dans le cadre de notre politique de gestion des risques, nos 2 conseillers juridiques supervisent les successions et achats/ventes immobilières.
Par ailleurs, ils procèdent à l’inventaire des biens immobiliers des personnes accompagnées pour les sécuriser et en permettre une bonne gestion.
Des audits des biens bâtis devraient intervenir courant 2024.